Políticas de Privacidad

ENERGY MASTER ANALYTICS S.A.S, en adelante ENERGY MASTER, sociedad por acciones simplificada, legalmente constituida mediante documento privado, registrado en la Cámara de Comercio de Medellín el día 18 de agosto de 2017, en el libro 9, bajo el número 20211, con NIT 901.107.427-0, todo lo cual consta en Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Medellín.

Para los efectos de la presente política a continuación, se relacionan las definiciones establecidas por la normatividad vigente.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por ENERGY MASTER, dirigida al Titular de los datos personales, en la cual se le informa de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Dato público: Es el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público; aquellos que por su naturaleza no están sometidos a protección.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando ENERGY MASTER, ubicada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: La transmisión tiene lugar cuando ENERGY MASTER en su calidad de responsable comunica los datos dentro o fuera del territorio de Colombia a un encargado que por cuenta de ENERGY MASTER tiene por objeto la realización de un Tratamiento.

Para la recopilación, manejo y supresión de datos personales, ENERGY MASTER actuará de conformidad con los principios establecidos en la ley:

• Legalidad: Para el Tratamiento de los datos personales, ENERGY MASTER se sujetará a lo establecido en la ley y demás disposiciones.
• Finalidad: ENERGY MASTER informará al Titular la finalidad del Tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la constitución y la ley.
• Libertad: ENERGY MASTER ejercerá el Tratamiento de los datos personales únicamente con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular; o por mandato legal o judicial.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento de los datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: ENERGY MASTER garantiza al Titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
• Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento que ENERGY MASTER dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable.
• Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por ENERGY MASTER será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias, otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el Tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. ENERGY MASTER garantizará los medios necesarios para mantener dicha confidencialidad.

Esta política es aplicable en todos los procesos y procedimientos desarrollados en el marco del objeto social de ENERGY MASTER. La empresa recolecta, almacena, usa, maneja, transfiere, trasmite y suprime datos personales con las siguientes finalidades:

4.1 En relación con la naturaleza y gestión empresarial

El Tratamiento de datos personales se realizará con la finalidad de desarrollar su objeto social principal que consiste en la prestación de servicios inherentes a gestión energética e hídrica en servicios públicos.

4.2 En relación con la operación de ENERGY MASTER

• Gestión del Talento Humano: Selección, vinculación, gestión de desempeño y comunicaciones.
• Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo: Implementación de requisitos normativos y programas de SST.
• Gestión de las Finanzas y la Contabilidad: Actividades de cobranza, recaudo, control y medios de pago.
• Gestión de la Infraestructura Física y Tecnológica: Planeación y mantenimiento preventivo de infraestructura y equipos.
• Gestión Comercial - Ventas y Facturación: Ejecución de la estrategia comercial, registro de clientes y facturación.
• Gestión Comercial - Atención y Servicio al Cliente: Evaluación de calidad, encuestas de satisfacción, atención de PQR.
• Gestión de Compras: Proceso de compras de bienes y servicios.
• Mercadeo y Publicidad: Campañas comerciales, información promocional y fidelización.
• Seguridad en las Instalaciones: Vigilancia y seguridad de personas, bienes e instalaciones.

ENERGY MASTER se compromete a no dar Tratamiento a datos personales para finalidades diferentes a las descritas en estas políticas, sin obtener la autorización expresa e inequívoca del Titular.

Para los efectos de estas políticas, se entenderán como Titulares de los datos personales, todas las personas que aparezcan registradas en las bases de datos de ENERGY MASTER: I) Socios II) Empleados III) Proveedores IV) Clientes V) Aliados.

En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el Tratamiento de sus datos personales.

6.1 Recolección de los datos personales

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, ENERGY MASTER recogerá los datos personales siempre que obtenga la autorización de su Titular, limitándose a aquellos datos personales que son pertinentes o adecuados para la finalidad para la cual son recolectados. ENERGY MASTER no utilizará medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

6.2 Autorización

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, ENERGY MASTER dará Tratamiento a los datos personales, previa autorización informada y expresa del Titular, la cual estará redactada en lenguaje claro y sencillo.

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier dato personal sensible solicitado por ENERGY MASTER.

6.3 Casos en los que no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (i) datos o bases de datos de naturaleza pública, (ii) información requerida por mandato de autoridades públicas administrativas o por orden judicial, (iii) casos de urgencia médica o sanitaria, (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

6.4 Conservación y supresión de los datos personales

ENERGY MASTER conservará los datos personales en sus repositorios manuales y digitales, tomando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias, para garantizar a los Titulares la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados.

6.5 Tratamiento de datos de menores

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

El Titular de los datos personales tendrá derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ENERGY MASTER.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales.
• Ser informado sobre el uso que se les da a sus datos personales.
• Presentar consultas ante ENERGY MASTER e interponer quejas ante la entidad encargada de la protección de datos personales.
• Solicitar la revocatoria y supresión de sus datos personales cuando ENERGY MASTER incurra en conductas contrarias a la ley.
• Acceder de manera gratuita e ilimitada a los datos personales que sean objeto de Tratamiento.

El Titular de los datos personales deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento a ENERGY MASTER, la veracidad de la misma. ENERGY MASTER no se hará garante por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el Titular.

9.1 Responsable del Tratamiento

ENERGY MASTER será el responsable del Tratamiento de los datos personales y en tal condición adquiere las siguientes obligaciones:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.
• Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.

9.2 Encargado del Tratamiento

La Gerencia a través de la persona que ocupe el cargo de Analista de comunicaciones y mercadeo en asocio con las áreas de atención al usuario, será el área encargada del Tratamiento de los datos personales, por cuenta de ENERGY MASTER.

10.1 Canales de comunicación

10.2 Consultas y reclamos

Las consultas y reclamos deberán dirigirse al correo electrónico comunicaciones@energymaster.co. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la solicitud. Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles.

Estas políticas serán aplicables a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de ENERGY MASTER en virtud del desarrollo de su objeto social y de las relaciones comerciales que establezca. Será aplicable cuando el Tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano.

Estas políticas acogen la definición del Artículo 15 de la Constitución Política, según la cual el Habeas Data es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, tanto de entidades públicas como privadas.

Es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. ENERGY MASTER realizará el registro de sus políticas y bases de datos ante la autoridad administrativa competente.

ENERGY MASTER ha identificado las siguientes bases de datos:

• Información pública: Registros públicos que provienen del cumplimiento de una función reglada.
• Accionistas: Datos de naturaleza pública y privada de personas naturales vinculadas como socios.
• Empleados: Datos de personas naturales vinculadas laboralmente a ENERGY MASTER.
• Proveedores: Datos de personas naturales o jurídicas con vínculo contractual y comercial.
• Clientes: Datos de personas jurídicas o naturales en calidad de clientes.

La información de datos personales sensibles estará disponible para consulta y/o modificaciones en las bases de datos autorizadas en: www.energymaster.co

Las bases de datos cuentan con mecanismos de seguridad necesarios para proteger los datos: copias de seguridad, sistema centralizado, esquemas de contingencia y control de acceso por perfiles.

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular estas políticas, ENERGY MASTER informará al Titular sobre su existencia y la forma de acceder a ellas mediante un aviso de privacidad.

ENERGY MASTER cuenta con "Políticas de Seguridad de la Información" para asegurar el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad en el Tratamiento de datos personales.

En el desarrollo de su objeto social ENERGY MASTER establece vínculos y alianzas con otras personas jurídicas corresponsables del Tratamiento de los datos personales. ENERGY MASTER extenderá a estas relaciones las obligaciones establecidas en estas políticas y suscribirá los respectivos contratos de transmisión de datos personales.

• Constitución Política de Colombia: artículos 15 y 20.
• Leyes 527 de 1999, 1266 de 2008, 1273 de 2009.
• Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
• Decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de mayo 13 de 2014.
• Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

La presente política inició su vigencia el día 01 de noviembre de 2017 y tendrá validez mientras ENERGY MASTER ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de ENERGY MASTER, debiendo dar a conocer oportunamente a los Titulares de los datos personales dichas modificaciones.